Meetings erfolgreich meistern

Sowohl als Teilnehmer oder als Organisator: in modernen Unternehmen bekommt praktisch jeder Mitarbeiter Kontakt mit geschäftlichen Meetings, längeren Konferenzen oder Zwiegsprächen zwischen Tür und Angel oder in der Kaffeeecke.

In wenigen Sätzen möchte ich Positives hervorheben um Gruppenarbeit als Teilnehmer zu meistern.

Kommunikationsebenen

Man kommuniziert immer. Vermutlich gibt es nichts spannenderes als das Miteinander-In-Verbindung-treten. Man unterscheidet zwischen Verbale Kommunikation, Paraverbale Kommunikation und Nonverbale Kommunikation. Die Verbale Kommunikation definiert die Art und Weise des (Aus-) Gesprochenen. Es sollten lange, mit “ähh” gespickte Sätze genau so vermieden werden wie das Dauerquasseln oder die Verwendung von “Füllsel” (Das ja sein ein JA, das nein ein NEIN). Die Sätze sollten den Punkt treffen und kurz, prägnant formuliert werden. Man muss schließlich den zeitlichen Rahmen beachten. Schräg kann es werden, wenn der rote Faden mehrerer Teilnehmer nicht beachtet wird. Dazu kann es kommen, wenn Sätze wie “… außerdem gäbe es noch… wobei…” – also: Ausschweifer ausgesprochen werden und man den Sprüngen nicht mehr folgen kann. Als Lösung kann zu Gesprächsbeginn durch den Organisator auf den “Roten Faden” hingewiesen werden. Funktioniert das nicht, kann symbolisch ein roter Faden in die Gesprächsmitte auf den Tisch gelegt werden, der von allen Teilnehmern permanent beachtet werden muss. Die Paraverbale Kommunikation dagegen definiert, wie die Verbale Kommunikation  zum  Partner getragen wird. Es sollte vor allem darauf geachtet werden, dass die Sprechgeschwindigkeit und die Sprechlautstärke unbedingt stimmig sind. Es gibt nichts schlimmeres als dass man dem Gegenüber aufgrund zu schnellem Sprechen im Dialekt in unangemessener Lautstärke nicht versteht und ständig nachfragen muss. Als Sprechender kann man sich angewöhnen, in regelmäßigen Abständen selbst zu prüfen ob die Lautstärke und Geschwindigkeit passen. Man kann dabei über die Zuhörer reflektieren: aktive Gesprächsteilnahme! Wird mir zugehört? Müssen sich Teilnehmer beim Zuhören anstrengen? Tun sich “Sidepots” auf und entstehen Gespräche abseits? Verhaspele ich mich selbst regelmäßig? Zur Nonverbalen Kommunikation zählt abschließend die Emotionen spieglende Mimik und Gestik sowie z.B. das räumliche Verhalten. Praktische Tipps? Ok: schauen Sie den Teilnehmern und Gesprächspartnern in die Augen – das kann man sich angewöhnen – und lachen Sie auch mal *Smile*. Möchte man sich Raumverhalten aneignen, so gibt es Faustregeln für Distanzen: die sogenannte intime Distanz findet innerhalb ca. 50 cm statt und sollte – wie der Name sagt – intimen Anwendungen vorbehalten bleiben. Die persönliche Distanz ist bis zu ca. 120 cm definiert. Diese Zone ist  z.B. Begrüßungen und Zwiegesprächen vorbehalten. Körperkontakt wird eher vermieden. Die folgende soziale Distanz bis ca. 4 Meter wird dauerhaft bei Besprechungen, Reden bei Begrüßungen und Verabschiedungen. Die sog. öffentliche Distanz über die vorhergehende soziale Distanz hinaus dient stets der ersten Kontaktaufnahme. Man prüft sich gegeneinander, ob die andere Person Anforderungen stellen könnte bevor man die persönliche Wohlfühlzone (siehe obige soziale oder persönliche Distanz) öffnet.

Btw: Distanzen und Kommunikationsebenen: Old school?

Beschäftigt man sich weiter mit den Themen und schaut man z.B. über den Teich in das Tech-Herz Amerikas, dem Silicon Valley, so stellt man Widersprüche fest. Dort in StartUps setzt man reibungslosen Informationstransfer voraus. Informationen zwischen den Mitarbeitern sollen schnell fließen. Abstände sollen kurz und direkt überbrückt werden.

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Am obigen Beispiel (Quelle: Mistletoe Boot Camp, Tokyo) kann man erkennen, dass kurze Distanzen durch offene Arbeitsplätze den schnellen Austausch von Informationen gewährleistet. Frage? Wer kennt die Antwort? Hier und dort. Dies und jenes. Kurz und prägnant.

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Es bleiben dem Kollegen nicht mehr als 60 cm nach links oder rechts. Kein eigenes Büro, kein eigener Schreibtisch – all das hindert die Kommunikation und den direkten Informationsaustausch.

Einfache Regeln für den Umgang Miteinander

Die Kommunikationsregeln nach Carl Rogers – einem amerikanischen Psychologen und Psychotherapeuten – können helfen, (kritische) Situationen in praktisch allen Lebenslagen der Kommunikation mit anderen Menschen gut zu meistern. Rogers hat die Regeln ursprünglich für Therapeuthen entwickelt, sie lassen sich aber gut für andere Lagen übersetzen: Kongruenz, Empathie und positive Zuwendung. Die Kongruenz sagt aus, dass sich die Gesprächspartner unverfälscht und ungekünstelt gegenübertreten sollen. Menschen spüren es (manche: sofort) wenn Meinungen und Standpunkte aufgezwungen werden oder wenn Fassaden aufgebaut werden und sich der “andere” dahinter verschanzt und Pläne für die Gesprächsführung schmiedet. Die Empathie sagt aus, dass man sich als Zuhörer in die Situation des  Gesprächspartners so gut als möglich hineinversetzen soll. Ein  Öffnen für den (kongruenten) Gegenüber soll ein besseres Verstehen ermöglichen. Die Empathie trifft den Begriff des “aktiven Zuhörens” m.E. am Besten. Die (eigentlich nach Rogers: bedingungslose) positive Zuwendung empfiehlt, ohne Rücksicht auf Vorhergehende Ereignisse die volle positive Wertschätzung zu geben. Das bedeutet: keine gutgemeinten Ratschläge, keine Gängelung, kein Aufzwingen eigener Meinungen oder Einstellungen. Man hört zu und lässt der Gefühlswelt des Gegenübers freien Lauf ohne die Aussagen persönlich zu bewerten oder zu beantworten.

Zusammenfassung:

Beachte den roten Faden, spreche laut, (wenn notwendig: langsam) und deutlich und schau’ dem Gegenüber in die Augen. Humor sorgt für Auflockerung. Gib dich authentisch, versuche den anderen Teilnehmer zu verstehen und lass’ ihn ausreden.

Und das Wichtigste: folge Einladungen pünktlich!

Für Interessierte ist das Studium weiterer Quellen interessant (empfehlenswert: HS Trier, Modul Kommunikation im Fernstudium mit Dipl.-Psych. Helga Lang).